Wypracowywanie i zgłaszanie projektów.Weryfikacja projektów

Etap Radzymińskiego Budżetu Obywatelskiego, obejmujący składanie i weryfikację wniosków zorganizowany jest na  prostych zasadach. 
Projekty mogą zgłaszać:
1) mieszkańcy, którzy ukończyli 16 lat i mają miejsce zamieszkania na terenie gminy;
2) grupy mieszkańców liczące do 5 osób, z których każda z osób spełnia warunki określone powyżej (projektodawcy powinni określić kto będzie reprezentował projekt do celów konsultacyjnych);
3) organizacje pozarządowe z siedzibą na terenie gminy.
Miejsce zamieszkania na terenie gminy ustalane jest na podstawie meldunku lub stałego spisu wyborców.

Uwaga!
Każdy podmiot uprawniony może zgłosić tylko  jeden projekt.

Warunkiem ważności zgłoszenia projektu jest złożenie go na specjalnie opracowanym formularzu zgłoszeniowym. Projektodawcy zostali  zobligowani do podania  informacji o sobie samych,  w tym danych kontaktowych, nazwy zadania, opisu zadania, oszacowania kosztorysu  jego realizacji. Formularz zgłoszenia projektu zawiera także miejsce na wyrażenie zgody  na przetwarzanie danych osobowych  autora projektu.
Formularz zgłoszeniowy  jest dostępny w formie elektronicznej w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej urzędu pod adresem www.radzymin.pl w zakładce poświęconej Budżetowi Obywatelskiemu lub w formie papierowej w Biurze Obsługi Interesanta  i w Referacie Partycypacji i Polityki Społecznej, a także w Centrum Aktywności Społecznej  mieszczącym się przy ul. Stary Rynek 23 w Radzyminie.
W przypadku, gdy projektodawcą jest osoba niepełnoletnia do formularza zgłoszeniowego należy dołączyć zgodę opiekuna prawnego. Wzór zgody opiekuna prawnego na udział osoby niepełnoletniej
w procesie konsultacji stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.  Jest on dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej www.radzymin.pl w zakładce poświęconej Budżetowi Obywatelskiemu lub w Biurze Obsługi Interesanta w urzędzie.

Wypełniony formularz należy wysłać listem na adres Urzędu Miasta i Gminy Radzymin (Pl. T. Kościuszki 2, 05-250 Radzymin) z dopiskiem „Budżet Obywatelski 2017 - Projekt” lub złożyć  w  Biurze Obsługi Interesanta, lub w Referacie Partycypacji i Polityki Społecznej urzędu, lub przesłać drogą elektroniczną na adres: budzetobywatelski@radzymin.pl (należy przesłać skan wypełnionego i podpisanego formularza zgłoszeniowego projektu wraz z załącznikami), lub poprzez system obsługi informatycznej Radzymińskiego Budżetu Obywatelskiego – na  elektronicznej platformie, dostępnej pod adresem www.budzetobywatelski.radzymin.pl

Uwaga!
Projekt należy złożyć  w terminie od 8.08. do 21.09.2016 r.

O zachowaniu terminu zgłoszenia decyduje data wpływu formularza zgłoszeniowego do urzędu.

Pomoc w wypełnianiu formularza zgłoszeniowego:
• w ramach wsparcia projektodawców  organizowane będą w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin  spotkania/dyżury  konsultacyjne, mające na celu wsparcie  merytoryczne przy pisaniu projektu, a przede wszystkim wyjaśnią wątpliwości dotyczące m.in. możliwości realizacji projektu, jego lokalizacji czy oszacowania kosztów. Pracownicy urzędu  będą udzielali projektodawcom informacji i pomocy merytorycznej, w szczególności w godzinach pracy urzędu (osobiście, drogą elektroniczną lub telefonicznie) lub w trakcie spotkań i dyżurów  konsultacyjnych.
• informacja o spotkaniach i dyżurach konsultacyjnych podana zostanie do publicznej wiadomości, najpóźniej do dnia  8 sierpnia b.r.
•  zamieszczony na stronie internetowej urzędu spis szacunkowych kosztów przykładowych robót i usług (cennik) – może stanowić materiał [pomocniczy, na podstawie którego będzie  można oszacować przybliżona  wartość projektu; pomoc w oszacowaniu kosztów można również uzyskać od pracowników urzędu - w godzinach pracy urzędu lub podczas spotkań i dyżurów konsultacyjnych
• informację na temat statusu lokalizacji projektu można uzyskać w Referacie Geodezji i Gospodarki Gruntami – pok. nr 21, tel. 22 786 62 92 /93 wew. 135 i 136.
• Pomocy w przygotowaniu projektów ewentualnym projektodawcom udzielają również  członkowie Zespołu ds. Budżetu Obywatelskiego,  w szczególności podczas organizowanych dyżurów i spotkań konsultacyjnych oraz poprzez udzielanie informacji drogą elektroniczną, telefonicznie lub osobiście.
• w ramach konsultacji mieszkańcy będą mieli  zapewniony dostęp do informacji ramowych informacjami o możliwościach i warunkach składania projektów - niezbędnych do przygotowywania projektów, m.in. na temat zakresu zadań gminy – obszarów tematycznych, których mogą dotyczyć projekty, własności gruntów, szacunkowych kosztów różnych standardowych działań podejmowanych w ramach zadań własnych gminy (np. kosztu postawienia ławki, latarni, wybudowania metra kwadratowego chodnika itp.).

Organizacją wsparcia dla projektodawców zajmuje się kierownik  Referatu Partycypacji i Polityki Społecznej, pok. nr 34, tel. 22 786 62 92/93 wew. 163,  tel. kom 600 933 916.
Referat Partycypacji i Polityki Społecznej  prowadzi rejestr projektów . Wykaz w formacie edytowalnym zamieszczony zostanie na stronie www  i w BIP.
W przypadku ogólnych pytań dotyczących wypełnienia  formularza zgłoszeniowego, będzie można  napisać na adres: : budzetobywatelski@radzymin.pl lub skontaktować się z kierownikiem  Referatu Partycypacji i Polityki Społecznej: Halina Grzelak , tel. 22 786 62 92/93 wew. 163,  tel. kom. 600 933 916, e- mail: hgrzelak@radzymin.pl

Zapraszamy do  konsultacji swojego projektu!

W ramach działań informacyjno – promocyjnych publikacji na stronie internetowej Urzędu  podlegają projekty  pozytywnie zweryfikowane pod względem formalnym, prawnym i finansowym.

Weryfikacja projektów
Proponowane projekty mogą dotyczyć wielu sfer aktywności gminy: przestrzeni publicznej, rekreacji, sportu, komunikacji, kultury, ochrony środowiska, zielni miejskiej i wielu innych. Mogą to być zarówno projekty o charakterze inwestycyjnym oraz o charakterze pozainwestycyjnym. Muszą to być  jednak działania/przedsięwzięcia, które mieszczą się w tzw. zadaniach własnych gminy – czyli takie, na które gmina może wydać pieniądze ze swojego budżetu. 
Etapy weryfikacji złożonych projektów i wyboru zadań do realizacji spełniają wymogi uspołecznienia za sprawą członkowska w  Zespole ds. Budżetu Obywatelskiego przedstawicieli organizacji pozarządowych, radnych, jednostek pomocniczych gminy i mieszkańców.

Weryfikacja projektów zgłoszonych w procesie budżetu partycypacyjnego przez mieszkańców oraz próg ich akceptowalności ogranicza się do niezbędnego minimum. Merytoryczna ocena propozycji – pod kątem ich zasadności i  przydatności dla społeczności itp. –  została oddana mieszkańcom, zgodnie z istotą procesu budżetu obywatelskiego.

Weryfikacja projektów ma  wyłącznie charakter formalny, prawny i finansowy  i pozwala ustalić, czy dany projekt wpisuje się w zakres zadań gminy, nie jest sprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa (w tym aktami prawa miejscowego, czyli np. planami zagospodarowania przestrzeni czy lokalnymi dokumentami strategicznymi) oraz nie przekracza kwoty dedykowanej na jeden projekt tj. 150 tys. zł.
Weryfikacja projektów dokonana zostanie, w sposób sukcesywny,  przez właściwe komórki  organizacyjne urzędu i jednostki organizacyjne gminy.
Weryfikacji formalnej dokonuje Referat Partycypacji i Polityki Społecznej, która polega w szczególności na sprawdzeniu czy projekt:
1) został zgłoszony na właściwym formularzu;
2) został wypełniony prawidłowo, w szczególności czy zostały wskazane zasady korzystania z efektu realizacji projektu przez ogół mieszkańców gminy;
3) zawiera wszystkie wymagane załączniki;
4) został złożony w wyznaczonym terminie;
5) zgłosił podmiot uprawniony.

Projekt złożony po terminie pozostawia się bez rozpoznania.
W przypadku stwierdzenia braków lub błędów na etapie weryfikacji formalnej Referat Partycypacji
i Polityki Społecznej kontaktuje się z projektodawcą w celu uzgodnienia i uzupełnienia poprawek, w ciągu 3 dni roboczych od dnia przekazania informacji na ten temat.                        
Jeżeli projektodawca nie usunie w wyznaczonym terminie stwierdzonych braków, projekt zostaje  odrzucony z przyczyn formalnych. O odrzuceniu projektów z przyczyn formalnych projektodawca jest zawiadamiany pisemnie w formie mailowej lub listownie. Zawiadomienie to musi zawierać uzasadnienie. Projektodawcy nie przysługuje na tym etapie procedury Budżetu Obywatelskiego prawo wniesienia odwołania.
Projekty  pozytywnie zweryfikowane pod względem formalnym Referat Partycypacji i Polityki Społecznej przekazuje do weryfikacji prawnej i finansowej do odpowiednich komórek organizacyjnych urzędu lub  jednostek organizacyjnych gminy. Referat koordynuje prace związane z weryfikacją  projektów.

Weryfikacja prawna i finansowa obejmuje w szczególności: 
1) ocenę, czy projekt nie narusza obowiązujących przepisów prawa oraz zasad celowego i racjonalnego wydatkowania środków publicznych; 
2) sprawdzenie czy  projekt nie jest sprzeczny z gminnymi dokumentami o charakterze strategicznym, planami, programami, politykami;
3) analizę technicznych i technologicznych możliwości realizacji projektów;
4) sprawdzenie ( ewentualnie urealnienie ) szacunkowego kosztorysu wskazanego przez projektodawcę w formularzu zgłoszeniowym projektu;
5) sprawdzenie, czy urealniony szacunkowy kosztorys nie przekracza dopuszczalnej kwoty, tj. 150 tys. zł  na jeden projekt;
6) analizę ponoszenia kosztów eksploatacji zrealizowanego projektu;
7) analizę spójności poszczególnych elementów projektu.

Szczegółowe informacje o przyjętych strategiach i programach znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Radzymin www.bipradzymin.pl  W razie jakichkolwiek pytań można skontaktować się z Referatem Partycypacji i Polityki Społecznej ( dane kontaktowe: 22 786 62 92/93 wew.163 , e mail: budzetobywatelski@radzymin.pl

W razie stwierdzenia podczas weryfikacji merytorycznej, że złożona propozycja projektu nie spełnia, ujętych w regulaminie Budżetu, kryteriów -  istnieje możliwość  dokonania niezbędnych zmian w projekcie. Projektodawca zostanie niezwłocznie poinformowany przez merytorycznych pracowników urzędu  telefonicznie i/ lub pocztą elektroniczną o konieczności dokonania  zmian i uzupełnień, w tym zakresu rzeczowego projektu. Po wyrażeniu zgody na konieczność dokonania zmian, projektodawca we współpracy z pracownikami  urzędu lub jednostki organizacyjnej gminy, przygotowuje ostateczną wersję projektu. 

Uwaga!
• W przypadku, gdy w trakcie weryfikacji projektu zaistnieją okoliczności wynikające z przepisów prawa i regulaminu Budżetu, uniemożliwiające procedowanie go zgodnie z zakresem określonym w propozycji projektu, projektodawca ma możliwość zmodyfikować swój projekt.
• Jeżeli projektodawca nie wyraża zgody na zmianę projektu w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania mu informacji o konieczności zmiany projektu  lub w tym samym terminie nie jest możliwe osiągnięcie porozumienia w zakresie niezbędnych zmian, to projekt uznaje się za zweryfikowany negatywnie.
 
Uwaga!
• W przypadku odrzucenia propozycji projektu w wyniku weryfikacji  prawnej i finansowej projektodawcy przysługuje możliwość złożenia  odwołania  od wyników weryfikacji, zgodnie z procedurą opisaną w regulaminie Budżetu.

Z przyjętych propozycji projektów Zespół tworzy listę projektów, które poddane będą pod głosowanie mieszkańców. Lista zawiera w szczególności nazwę propozycji projektu, krótki opis oraz szacunkowy koszt jego realizacji. Kolejność propozycji zadań na liście jest ułożona w drodze losowania na posiedzeniu Zespołu.
Lista projektów poddana pod głosowanie podana zostanie do  się do publicznej wiadomości 31.10.2016 r. poprzez; udostępnienie w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej www.radzymin.pl, w zakładce poświęconej Budżetowi Obywatelskiemu, zamieszczenie na tablicy ogłoszeń urzędu, a także na Facebooku.

Opracowanie: Halina Grzelak – Ref. Partycypacji i Polityki Społecznej