Zleceniobiorca zobowiązany jest do informowania Zleceniodawcy na bieżąco, w formie pisemnej o wszelkich zmianach dotyczących realizowanego zadania (np. terminu realizacji zadania lub innych wydarzeń mających wpływ na jego wykonanie oraz dotyczących podmiotu wnioskującego (np. o zmianie osób zarządzających, siedziby, numeru konta bankowego itp.) Informacje te powinny być podpisane przez osoby uprawnione z dokumentu rejestrowego.
Zmiany realizacji zadania mogą skutkować koniecznością sporządzenia aneksu do zawartej umowy.                

Każda proponowana zmiana umowy przez Zleceniobiorcę podlega ocenie  przez Zleceniodawcę pod kątem jej celowości, oszczędności i zgodności realizacji zadania ze złożoną ofertą.

Dopuszcza się możliwość zmiany wysokości poszczególnych kategorii kosztów wg rodzaju wymienionych w kosztorysie zadania, bez konieczności sporządzenia aneksu do umowy, z zastrzeżeniem, że zmiany te nie przekroczą 10% - 20% planowanej wysokości poszczególnych kategorii kosztów finansowanych z dotacji.

Uwaga!
Zwiększenie przez Zleceniobiorcę kosztów zadania przedstawionego w ofercie nie powoduje zwiększenia dotacji.
Zmniejszenie przez Zleceniobiorcę kosztów zadania przedstawionego w ofercie oraz wkładu własnego, spowoduje pomniejszenie dotacji.

Wydatkowanie środków:
1. Termin realizacji zadania:
Termin realizacji zadania określa umowa. Nie może on być wcześniejszy niż data zatwierdzenia przez Burmistrza Radzymina wyników otwartego konkursu ofert. Koszty związane z realizacją zadania pokrywane z dotacji i środków własnych mogą być ponoszone dopiero po podpisaniu umowy ze Zleceniodawcą.
Ponoszenie wydatków:
Wszystkie dokumenty finansowe stanowiące podstawę rozliczenia zadania muszą posiadać datę wystawienia, mieszczącą się w terminie realizacji zadania wskazanym w umowie.
Termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji określa umowa.

Sprawozdanie
Rozliczenie dotacji następuje po zakończeniu realizacji zadania oraz na podstawie złożonego sprawozdania.
Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia sprawozdania wraz z załącznikami w terminie wskazanym w umowie. Sprawozdanie należy złożyć w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin, PL. T. Kociuszki 2, 05-250 Radzymin.

Sprawozdanie należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 5 do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. 2016 poz. 1300).

Do sprawozdania należy załączyć (zależnie od charakteru realizowanego projektu),  m.in.:
1) materiały dokumentujące działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania, np:
a) listę uczestników projektu,
b) publikacje wydane w ramach projektu (np. plakaty, ulotki, konspekty warsztatów, inne materiały),
c) raporty, protokoły nagród,
d) wyniki prowadzonych ewaluacji.
2. Kopię przelewu

Do sprawozdania nie załącza się oryginałów faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.

Uwaga! Zleceniobiorca jest zobowiązany (po uzgodnieniu terminu na piśmie lub telefonicznie) do przedłożenia do wglądu oryginałów faktur lub rachunków dokumentujących poniesione koszty ze środków dotacji.

Załączniki muszą być potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osoby uprawnione.

Dokumentowanie wydatków

Dokumentowanie wydatków następuje na podstawie dowodów księgowych, które zgodnie z ustawą o rachunkowości są podstawą stwierdzającą dokonanie operacji gospodarczej.
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.
Wszystkie dowody księgowe muszą mieć udokumentowany termin zapłaty.
Kserokopie ww dowodów należy załączyć do sprawozdania.
Wszystkie oryginały dokumentów stanowiące dowód poniesionych wydatków powinny być wystawione na Zleceniobiorcę oraz zawierać, sporządzony w sposób trwały na odwrocie, opis zawierający w szczególności:

1) opis wydatku,
2) numer umowy,
3) kwotę kosztu w ramach projektu,
4) wskazanie źródła finansowania (np. dofinansowano ze środków gminy Radzyminw kwocie……..zł lub sfinansowano ze środków własnych w kwocie…………….zł zgodnie z umową nr……… z dnia…………………).

Przykładowy opis dokumentu na odwrocie:
Zakup art. papierniczych dla uczestników ……., zgodnie z umową nr .... z dnia …...,
Kwota ........ zł została sfinansowana ze środków budżetu gminy Radzymin, pozostała kwota .......... zł została pokryta ze środków własnych * (*niepotrzebne skreślić).

Zatwierdzenie sprawozdania

Sprawozdania są poddawane analizie. W przypadku braku uchybień Zleceniobiorca zostaje poinformowany na piśmie o przyjęciu sprawozdania.
Dopiero z chwilą zaakceptowania sprawozdania przez Zleceniodawcę, umowę uznaje się za wykonaną.
Błędy lub braki w złożonym przez Zleceniobiorcę sprawozdaniu winny być przez niego usuwane lub uzupełniane w terminie wskazanym przez Gminę, poprzez ponowne złożenie sprawozdania z dopiskiem KOREKTA z datą w dniu złożenia.

WAŻNE: Nieusunięcie błędów lub nieuzupełnienie braków w sprawozdaniu, we wskazanym przez Gminę terminie skutkuje odmową akceptacji sprawozdania i możliwością rozwiązania umowy przez Zleceniodawcę.

Brak sprawozdania

Niezłożenie sprawozdania w terminie rodzi obowiązek wezwania Zleceniobiorcy do złożenia sprawozdania w wyznaczonym przez Gminę  terminie. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje koniecznością przeprowadzenia kontroli, która może być podstawą rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.

Opracowanie: Halina Grzelak – Referat Partycypacji i Polityki Społecznej