Program współpracy samorządu gminnego z organizacjami pozarządowymi jest podstawowym dokumentem regulującym współpracę na poziomie lokalnym. Obowiązek przeprowadzenia konsultacji wynika z art. 5a ust.1 ustawy  z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234 poz. 1536 z późn. zm.).,Konsultacje społeczne przeprowadzono zgodnie z Uchwałą Nr 587/XLI/2010 Rady Miejskiej w Radzyminie z dnia 7 września 2010r. w sprawie określenia sposobu konsultowania z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami projektów aktów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych organizacji i podmiotów oraz zgodnie z Zarządzeniem Nr 0050.81.2013 Burmistrza Radzymina z dnia 26.08.2013 r w sprawie przeprowadzenia konsultacji z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami projektu uchwały w sprawie uchwalenia Programu współpracy gminy Radzymin z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami określonymi w art. 3 ust 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2014. Celem konsultacji było przygotowanie projektu programu uwzględniającego potrzeby,  możliwościi ograniczenia sektora społecznego i publicznego  oraz wypracowanie praktycznych rozwiązań dających możliwość efektywnej współpracy i realizacji zadań publicznych na rzecz lokalnej społeczności 
Prace nad projektem składały się z kilku etapów, mających za zadanie podniesienie poziomu partycypacji społecznej (zastosowano różnorodność form konsultacji w odpowiednich, dostatecznych, ramach czasowych, które miały na celu zapewnienie jak najwyższej frekwencji).
Na podkreślenie zasługuje fakt, że podczas konsultacji kierowano się następującymi zasadami:
1. zasadą partnerstwa, która nakazuje uwzględnienie – jako równoprawnego – głosu każdego uczestnika, mającego jednocześnie świadomość swojej odpowiedzialności za zgłaszane postulaty i możliwości ich realizacji;   
2. zasadą jawności, która nakazuje zapewnienie szerokiego dostępu do konsultacji dla wszystkich oraz wymaga, aby informacje o wynikach konsultacji były publicznie udostępnione.
I etap konsultacji
Prace nad opracowaniem projektu programu rozpoczęły się w sierpniu  2013 r. W dniu 26 sierpnia Burmistrz Radzymina skierował do organizacji pozarządowych oraz do wszystkich zainteresowanych mieszkańców gminy zaproszenie do współtworzenia projektu programu na 2014 rok. Zaproszenie zostało zamieszczone na tablicach ogłoszeń, na stronie internetowej  www.radzymin.pl, w Biuletynie Informacji Publicznej ( BIP), w zakładkach poświęconych organizacjom pozarządowym i konsultacjom społecznym, a także zostało przesłane do organizacji pocztą elektroniczną lub tradycyjną. Intencją urzędu było włączenie sektora społecznego  w proces tworzenia programu już w początkowym etapie. Odpowiednio wcześniej zaplanowane konsultacje i zastosowana metoda partycypacyjna pozwalają bowiem na lepsze dostosowanie   treści  programu do lokalnych potrzeb, a także  oczekiwań i planów społecznych partnerów.
Podstawowym założeniem w pracach nad przygotowaniem  projektu  uchwały było na tym etapie oparcie się na „Programie współpracy Gminy Radzymin z organizacjami pozarządowymi (…) na rok 2013” (Uchwała Nr 111/XII/2011 Rady Miejskiej w Radzyminie z dnia 4 listopada 2011 roku). W terminie do 10 września wszyscy zainteresowani mogli zgłaszać swoje uwagi, wnioski, sugestie, propozycje itp. poprzez wypełnienie ankiety konsultacyjnej oraz formularza konsultacyjnego –  pocztą tradycyjną lub elektroniczną na wskazany adres, lub złożyć je  osobiście w Urzędzie w Biurze Obsługi Interesanta lub w pok. nr 22.
Wyniki I etapu  konsultacji.
W ramach I etapu  konsultacji wpłynęły pisma od trzech organizacji:
1.Fundacji KAMYK, ul. Opolska 71 Nowe Załubice, 05-255 Stare Załubice ( ankieta i formularz do konsultacji);
2. Klubu Piłki Ręcznej „ROKIS” Radzymin, 05-250 Radzymin, Al. Jana Pawła II 20 ( ankieta konsultacyjna);
3. Uczniowskiego Klubu Sportowego „ DWÓJKA” Radzymin, 05-250 Radzymin, ul. Konopnickiej 24 (ankieta konsultacyjna).

W przedmiotowym zakresie  zgłoszone zostały  następujące propozycje zmian:

Uwagi o charakterze ogólnym:

Klub Piłki Ręcznej „ROKIS” oraz Uczniowski Klub Sportowy „DWÓJKA” wnioskowały o ujęcie w programie współpracy m.in. współpracy finansowej w obszarze przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym, w szczególności  poprzez  organizację systematycznych zajęć pozalekcyjnych dla osób szczególnie narażonych na działanie czynników ryzyka;Odpowiedź: Zadania z tego zakresu są realizowane w ramach Gminnego Programu Profilaktyki, Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii.

II etap konsultacji

Zgodnie z Zarządzeniem Nr 0050.81.2013 Burmistrza Radzymina z dnia 26.08.2013 r. w sprawie   przeprowadzenia konsultacji  z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami projektu uchwały w sprawie uchwalenia Programu współpracy Gminy Radzymin z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami określonymi w art. 3 ust 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok  2014  termin rozpoczęcia  konsultacji określono na dzień 16 września a zakończenia – na dzień 30 września  2013 r.W formie pisemnej konsultacje prowadzone były z użyciem dostępnego wzoru formularza, stanowiącego załącznik do przedmiotowego Zarządzenia. Ogłoszenie o konsultacjach zostało zamieszczone na tablicach ogłoszeń, na stronie internetowej  www.radzymin.pl , w Biuletynie Informacji Publicznej ( BIP), w zakładce poświęconej organizacjom pozarządowym i konsultacjom społecznym,. Jednocześnie materiały do konsultacji były udostępnione w siedzibie Urzędu w wyznaczonych miejscach.

Konsultacje odbyły się w formach:

- uczestnictwa w spotkaniu informacyjno – konsultacyjnym w dniu 30.IX.2013 r.  w Urzędzie Miasta  i Gminy Radzymin. Protokół ze spotkania został upubliczniony w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), w zakładce poświęconej organizacjom pozarządowym i konsultacjom społecznym. Każda z osób, które wzięły udział w tym spotkaniu, miała możliwość zadania pytania, zgłoszenia uwag do projektu programu i uzyskania odpowiedzi na swoje wątpliwości;

- zgłaszania uwag, opinii, propozycji i wniosków do projektu programu otrzymanego pocztą tradycyjną i/lub elektroniczną;

- zgłaszania uwag, propozycji, opinii i wniosków do projektu programu  umieszczonego na stronie internetowej Urzędu Miasta i Gminy Radzymin www.radzymin.pl, w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), w zakładce poświęconej organizacjom pozarządowym oraz w zakładce poświęconej konsultacjom społecznym;

- zgłaszania uwag, propozycji, opinii i wniosków do projektu programu udostępnionego  w siedzibie Urzędu, w  pok. nr 22, na tablicy ogłoszeń  i w Biurze Obsługi Interesanta;

- zgłaszania uwag i wniosków osobiście podczas spotkań roboczych w Urzędzie lub telefonicznie (osoba wyznaczona do kontaktu: Halina Grzelak, - sekretarz).

Informacja o  rozpoczęciu konsultacji w ww. zakresie  i formach w tym  o spotkaniu konsultacyjnym została przekazana pocztą elektroniczną lub  tradycyjną do podmiotów z bazy danych organizacji pozarządowych, a także do merytorycznych jednostek organizacyjnych Gminy i komórek tut. Urzędu odpowiedzialnych za realizację zadań w obszarze współpracy z III sektorem ( w ramach tzw.  konsultacji wewnętrznych).

W II etapie konsultacji społecznych wzięli udział przedstawiciele  6 organizacji pozarządowych: Polskiego  Związek Emerytów, Rencistów i Inwalidów Zarząd Rejonowy w Radzyminie  (a także Koło Emerytów w Słupnie) Stowarzyszenia „Radzymińskie Forum”, Parafii Rzymskokatolickiej bł. Jana Pawła II, Fundacji „Kamyk”, Radzymińskiego Klubu Sportowego „Mazur”,  Klubu Sportowego „Dwójka”.

Taka grupa uczestników pozwoliła na wymianę poglądów i spostrzeżeń dotyczących wspólnych działań, oczekiwań, a także barier w zakresie realizacji zadań w różnych obszarach pożytku publicznego.

Wyniki II etapu  konsultacji:

W ramach II etapu konsultacji zostały zgłoszone   następujące uwagi o charakterze ogólnym:

1. Stowarzyszenie „Radzymińskie Forum” zaproponowało ujęcie w programie odrębnej puli środków na realizację zadań w trybie pozakonkursowym ( uwaga  zgłoszona  na spotkaniu informacyjno – konsultacyjnym).

Wniosek nie został   uwzględniony. Uzasadnienie: Wysokość ww. środków przeznaczonych na realizacje programu  obejmuje wydatki budżetowe na wskazane w nim  zadania, niezależnie od formy ich finansowania. Na kwotę tę składają się więc środki pochodzące  z trybów konkursowych i pozakonkursowych; procedura na temat udzielania dotacji w trybie bezkonkursowym jest opisana w ustawie;

 2. Radzymiński Klub Sportowy „Mazur” zgłosił wniosek  o zwiększenie  ogólnej puli środków na realizację zadań publicznych w zakresie wspierania i upowszechniania kultury fizycznej i sportu  (wniosek zgłoszony  na spotkaniu informacyjno – konsultacyjnym).

Wniosek został częściowo uwzględniony. Uzasadnienie: w roku 2014 gmina zamierza przeznaczyć na realizacje programu ( w t ym na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej  i sportu) 200 tys. zł. tj. o 50 tys. więcej niż w roku 2013; Kwota niniejsza może ulec zmianie w trakcie dalszych  prac nad budżetem.

3. Parafia Rzymskokatolicka bł. Jana Pawła II zgłosiła wniosek o zabezpieczeniu w programie puli środków na organizację wypoczynku dzieci i młodzieży (wniosek zgłoszony  na spotkaniu informacyjno – konsultacyjnym).

Wniosek został uwzględniony częściowo. Uzasadnienie: w ramach przedmiotowego programu planuje się realizację tego zadania w formie obozów sportowych w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu.  Ze względu na możliwości finansowe gminy zadanie z zakresu wypoczynku dzieci i młodzieży będzie wszystkim realizowane w ramach Gminnego Programu Profilaktyki, Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii na 2014 rok:

4. Klub Piłki Ręcznej „ROKIS” oraz Uczniowski Klub Sportowy „DWÓJKA” zgłosiły na liście zadań  priorytetowych potrzebę realizacji zadań – jako priorytetowe -  z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu ( wnioski zostały zgłoszone  pisemnie  na formularzu zgłaszania uwag).

Wniosek został uwzględniony w całości.

Równolegle do konsultacji z organizacjami pozarządowymi odbywały się konsultacje wewnętrzne,  a przede wszystkim  uzgodnienia  na temat wysokości środków finansowych przeznaczonych na realizację programu. Merytoryczne komórki Urzędu oraz jednostki organizacyjne gminy nie zgłosiły uwag do zapisów programu. Natomiast Skarbnik, po analizie możliwości finansowych gminy  zweryfikował, w październiku, wysokość środków -  z  kwoty  z 200 tys. do 220 tys. zł.

Wnioski z przeprowadzonych konsultacji:

- podstawowym obszarem, na którym budowana jest współpraca  sektora społecznego z samorządem jest jakość życia mieszkańców gminy (współpraca oznacza wspólną pracę, opartą na solidnych podstawach i zmierzającą w konkretnym celu);

- konieczne jest budowanie zaufania międzysektorowego, a także  trwałego i konsekwentnego powierzania realizacji zadań publicznych.

- organizacje powinny być partnerami gminy w realizowaniu zadań publicznych, a nie klientami (organizacje, budując plany swoich działań, winny brać pod uwagę ich efektywność, zarówno społeczną, jak i ekonomiczną,);

- lokalne organizacje mają problemy z finansami, kadrą, infrastrukturą, nie czują się właściwie przygotowane do podejmowania większych wyzwań, część z   nich ocenia obowiązujące regulacje za zbyt uciążliwe;

- środowisko   lokalnych organizacji społecznych nie jest zintegrowane;

- należy dążyć do zacieśnienia współpracy III sektora z samorządem w atmosferze partnerstwa, współpracy i zrozumienia wzajemnych postaw i oczekiwań ( podniesienie kultury współpracy);

-  wartość przeprowadzonych konsultacji w znacznym stopniu wiąże się z częścią istotnego procesu budowania wiedzy na temat lokalnych problemów i możliwości ich rozwiązywania; 

- gmina zlecając zadania publiczne, ma prawo oczekiwać działań o wysokiej merytorycznej jakości  i przejrzystości - coraz większe wymagania wobec organizacji, są wynikiem instytucjonalnych wymagań i kontroli dotyczących rozliczania środków publicznych;

- informacje uzyskane w procesie konsultacji  wspierają samorząd gminny w podejmowaniu decyzji  w jakich obszarach tematycznych można traktować organizacje jako potencjalnego partnera do zlecania zadań publicznych i pozwalają przeanalizować, czy zlecanie zadań opłaca się z punktu widzenia ekonomicznego, a także jakie są słabe i mocne strony lokalnych organizacji, jaki jest ich potencjał  i stopień profesjonalizacji.

Podsumowanie:

Efektem wdrożenia partycypacyjnego modelu tworzenia programu współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi jest dokument, którego zapisy odpowiadają w większym stopniu na rzeczywiste potrzeby mieszkańców, uwzględniają lokalne realia i możliwości organizacji pozarządowych. Powinno mieć to wymierny wpływ na poprawę wzajemnych relacji, urealnienie oczekiwań, zrozumienie stanowisk.

Rezultaty partycypacyjnego tworzenia programu to przede wszystkim wprowadzenie bardziej efektywnych działań,  dzięki dobremu rozpoznaniu występujących potrzeb, podniesienie jakości i wypracowanie wyższych  standardów współpracy oraz dowanie dialogu. Zlecanie organizacjom zdiagnozowanych zadań publicznych pozwala dotrzeć do większej liczby mieszkańców, gdyż stanowią one w zasadzie przekrój całego społeczeństwa, od młodych ludzi po nestorów.

Aktywność społeczna wymiernie wpływa na jakość życia w lokalnej społeczności i stanowi istotę społeczeństwa obywatelskiego, a wielowymiarowa i szeroka współpraca organizacji pozarządowych  i samorządu jest niezbędnym i koniecznym narzędziem efektywnego zarządzania lokalnego. Cała procedura konsultacji została podana do publicznej wiadomości, zgodnie z zasadą jawności  i dostępności informacji. Na podstawie zgromadzonych materiałów oraz dokonanej analizy merytorycznej zgłoszonych propozycji i wniosków zostanie sporządzony projekt uchwały w sprawie przyjęcia Programu współpracy z organizacjami pozarządowymi na 2014 rok, który zostanie przedłożony pod obrady Rady Miejskiej. Za konsultacje społeczne Programu odpowiadała Sekretarz Gminy Radzymin.

Sprawozdanie przygotowała:

      Sekretarz Gminy

/-/  mgr inż. Halina Grzelak

                                                                                                  Burmistrz Radzymina     
                                                                                           /-/ mgr Zbigniew Piotrowski