ZAMAWIAJĄCY
Gmina Radzymin, pl. Kościuszki 2, 05-250 Radzymin, REGON: 010828091, NIP: 526-22-39-325
OGŁOSZENIE O DIALOGU TECHNICZNYM
z dnia 14 grudnia 2016 r.
dotyczącym świadczenia usługi wirtualnej centrali telefonicznej wraz z prowadzeniem pełnej obsługi technicznej dla Urzędu Miasta i Gminy Radzymin
Kod cpv: 32551200-2 Centrale Telefoniczne
UWAGA: Do prowadzonego dialogu technicznego nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zaleca się, by wszelką korespondencję, elektroniczną lub tradycyjną kierowaną do Zamawiającego opatrzyć dopiskiem: „Dialog techniczny – wirtualna centrala telefoniczna.”
CEL I PRZEDMIOT DIALOGU TECHNICZNEGO
I. Celem Dialogu technicznego jest pozyskanie informacji w zakresie:
- zagadnień technicznych, technologicznych, prawnych, wykonawczych, organizacyjnych oraz logistycznych, związanych z realizacją planowanego zamówienia;
- oszacowania wartości zamówienia, służącego do opracowania dokumentacji Zamówienia, w tym m.in. opisu przedmiotu zamówienia, postanowień umowy oraz sposobów płatności i gwarancji.
II. Zamawiający ogłasza Dialog techniczny poprzedzający postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem będzie umowa o świadczenie usługi wirtualnej centrali telefonicznej wraz z prowadzeniem pełnej obsługi dla Urzędu Miasta i Gminy Radzymin w 2 budynkach. W związku z tym, informacje/oferty powinny zawierać co najmniej:
1. Propozycję cenową usługi wirtualnej centrali telefonicznej (tzw. centrala w chmurze).
2. Propozycję cenową aparatów telefonicznych (zwykłe, sekretariat funkcje rozszerzone).
3. Informację na temat miesięcznych kosztów dzierżawy łącza przeznaczonego do obsługi telefonii stacjonarnej.
4. Informacje na temat kosztów połączeń z numerami stacjonarnymi krajowymi, z numerami telefonii komórkowej krajowej (w tym przekierowania na komórkowe).
Główne założenia:
1. Przybliżona liczba numerów stacjonarnych od 70 do 100, gdzie każdy pracownik Urzędu Miasta i Gminy Radzymin będzie posiadał swój własny numer zewnętrzny.
2. Możliwość używania dotychczasowych numerów zewnętrznych równolegle z nowo nadanymi numerami telefonów. Dotyczy to także dotychczasowo używanych numerów wewnętrznych i nowo nadanych.
3. Wirtualna centrala musi posiadać możliwości:
a) Nagrywania rozmów przychodzących oraz wychodzących z opcją przechowywania nagranych rozmów przez okres 30 dni.
b) Billing online, raportowanie za pomocą narzędzia dostępnego przez www
c) Menu IVR
d) Fax przez internet
e) Prezentacji numeru
f) Przekierowywania rozmów na inne numery
4. Propozycja aparatów telefonicznych w tym aparatów bezprzewodowych oraz aparatów do obsługi sekretariatu (obsługa operatorska).
Przewidywany okres umowy dla świadczenia usług telefonii stacjonarnej to 36 miesięcy.
INFORMACJE O TERMINIE I ZASADACH ZGŁOSZEŃ DO UDZIAŁU W DIALOGU TECHNICZNYM
1. Zgłoszenia do udziału w Dialogu technicznym należy składać w siedzibie Zamawiającego: Gmina Radzymin, Urząd Miasta i Gminy Radzymin, pl. Kościuszki 2, 05-250 Radzymin, do dnia 02.01.2017 r. do godziny 16:00 na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia.
2. Wnioski można składać:
a) osobiście, w siedzibie Zamawiającego,
b) poprzez operatora pocztowego na adres siedziby Zamawiającego,
c) drogą elektroniczną na adres: dialogtechniczny@radzymin.pl
3. O zgłoszeniu do udziału w Dialogu technicznym decyduje data (dzień i godzina) wpływu wniosku do Zamawiającego.
4. Wnioski złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.
5. Do udziału w dialogu technicznym Zamawiający zakwalifikuje wskazanych przez komisję/zespół roboczy Wnioskodawców. Zamawiający nie ma obowiązku zakwalifikowania do udziału w Dialogu wszystkich Wnioskodawców.
6. Warunkiem udziału w Dialogu technicznym jest złożenie w terminie określonym w niniejszym Ogłoszeniu:
a) podpisanego wniosku o dopuszczenie do udziału w Dialogu technicznym,
b) dokumentu poświadczającego należyte umocowanie do reprezentacji wnioskodawcy,
7. Dialog techniczny prowadzony będzie w języku polskim.
8. Dialog techniczny prowadzony będzie w formie:
a) wymiany korespondencji w postaci pisemnej lub elektronicznej na adres elektroniczny: dialogtechniczny@radzymin.pl i/ lub
b) spotkania indywidualnego z Uczestnikami i/lub
c) spotkania grupowego z Uczestnikami.
Zamawiający może zdecydować o prowadzeniu Dialogu z wykorzystaniem wybranych lub wszystkich wymienionych wyżej form komunikacji.
INFORMACJE DOTYCZĄCE PROWADZENIA DIALOGU TECHNICZNEGO
1) Dialog techniczny prowadzi się zgodnie z postanowieniami ogłoszenia o dialogu technicznym.
2) Uczestnicy zaproszeni do udziału w Dialogu technicznym zostaną poinformowani o tym fakcie przez Zamawiającego w formie elektronicznej lub pisemnej.
3) Wraz z informacją o zaproszeniu do udziału w Dialogu technicznym Zamawiający poinformuje o terminie rozpoczęcia Dialogu technicznego.
4) Planuje się, iż zakończenie Dialogu technicznego nastąpi do dnia 20.01.2017 r., z możliwością jego przedłużenia maksymalnie do dnia 27.01.2017 r.
5) Pożądany termin wykonania zamówienia wynosi maksymalnie 4 tygodnie od jego udzielenia.
6) Miejscem prowadzenia Dialogu technicznego będzie siedziba Zamawiającego, pl. Kościuszki 2, 05-250 Radzymin.
Dodatkowych informacji nt. Dialogu Technicznego udzielają:
1. Dariusz Dąsal – Kierownik Referatu Teleinformatyki i Monitoringu, tel. 22 786 62 92 wew. 134
2. Adam Ślubowski - Sekretarz Gminy Radzymin, tel. 22 786 62 92/93 wew. 125.
Zasady przeprowadzenia dialogu technicznego dot. świadczenia usługi wirtualnej centrali telefonicznej wraz z prowadzeniem pełnej obsługi technicznej dla Urzędu Miasta i Gminy Radzymin.
I.
Ilekroć w poniższym tekście jest mowa o:
1. Dialogu – rozumie się przez to konsultacje rynkowe mające na celu przygotowanie udzielenia zamówienia publicznego;
2. Ogłoszeniu – rozumie się przez to ogłoszenie o Dialogu;
3. Postępowaniu – rozumie się przez to planowane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług telekomunikacyjnych dla Urzędu Miasta i Gminy Radzymin z szacunkową wartością zamówienia nieprzekraczającą równowartości 30.000 euro wyrażonej w PLN;
4. Zasadach – rozumie się przez to niniejsze Zasady przeprowadzania dialogu technicznego;
5. Uczestniku – rozumie się przez to podmiot biorący udział w Dialogu prowadzonym przez Zamawiającego;
6. Wykonawcy – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
7. Zamawiającym – rozumie się przez to Gminę Radzymin;
8. Zamówieniu – rozumie się przez to umowę odpłatną zawieraną między Zamawiającym a wybranym w Postępowaniu Wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
II.
1. Zasady określają sposób prowadzenia przez Zamawiającego Dialogu, poprzedzającego Postępowanie.
2. Wybór Wykonawcy Zamówienia zostanie dokonany w trakcie odrębnego Postępowania.
3. Dialog prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Uczestników i oferowanych przez nich rozwiązań.
4. Wszelkie czynności, o których mowa w Zasadach, w imieniu i na rzecz Zamawiającego wykonuje osoba lub osoby wyznaczone w tym celu przez Zamawiającego.
III.
1. Zamawiający przed wszczęciem Postępowania może przeprowadzić Dialog, zwracając się o:
1) doradztwo i/lub
2) udzielenie informacji, które mają służyć Zamawiającemu do przygotowania opisu przedmiotu Zamówienia, specyfikacji istotnych warunków Zamówienia lub określenia warunków umowy w sprawie Zamówienia.
2. Przedmiotem Dialogu mogą być w szczególności:
1) oszacowanie wartości Zamówienia;
2) najnowsze, najkorzystniejsze, najtańsze oraz w najwyższym stopniu odpowiadające potrzebom Zamawiającego rozwiązania techniczne, technologiczne, prawne, wykonawcze, organizacyjne, handlowe, ekonomiczne oraz logistyczne w dziedzinie będącej przedmiotem Zamówienia.
3) zebranie informacji służących do opracowania dokumentacji Zamówienia.
IV.
1. Zamawiający zamieszcza Ogłoszenie o Dialogu oraz o jego przedmiocie na internetowej www.bip.radzymin.pl. Zamawiający może również, niezależnie od zamieszczenia Ogłoszenia na stronie internetowej, poinformować wybrane przez siebie podmioty o zamiarze przeprowadzenia Dialogu technicznego. W tym celu Zamawiający może w szczególności przekazać wybranym podmiotom informację w formie pisemnej, elektronicznej, telefonicznej lub ustnej o zamiarze przeprowadzenia Dialogu.
2. W Ogłoszeniu Zamawiający wskazuje w szczególności:
1) Przedmiot zamówienia i cel prowadzenia Dialogu;
2) zakres informacji, które chce uzyskać Zamawiający;
3) tryb, termin i miejsce złożenia zgłoszenia do udziału w Dialogu oraz sposób porozumiewania się z Uczestnikami;
4) przewidywany czas trwania Dialogu.
3. Nieprzystąpienie do Dialogu nie ogranicza praw oraz nie działa na niekorzyść potencjalnych Wykonawców w Postępowaniu.
4. Ogłoszenie i prowadzenie Dialogu nie zobowiązuje Zamawiającego do przeprowadzenia Postępowania ani do udzielenia Zamówienia.
5. Informacja o zastosowaniu Dialogu będzie opublikowana w ogłoszeniu o Zamówieniu, które poprzedzone zostało Dialogiem, o ile takie ogłoszenie będzie miało zastosowanie.
V.
1. Zamawiający zaprosi do Dialogu Uczestników spełniających stawiane w Ogłoszeniu warunki i/lub, którzy złożą prawidłowo sporządzone w języku polskim zgłoszenie do udziału w Dialogu oraz ewentualnie dodatkowe oświadczenia, stanowiska lub dokumenty, których Zamawiający zażąda w Ogłoszeniu, w terminie i w trybie w nim wskazanym, który nie może być krótszy niż 3 dni od publikacji Ogłoszenia.
2. Zamawiający w Ogłoszeniu może określić wzór zgłoszenia do udziału w Dialogu.
3. W przypadku określenia wzoru, o którym mowa w punkcie V. 2., Uczestnik jest obowiązany użyć go do zgłoszenia udziału w dialogu.
4. Zamawiający jest zobowiązany do prowadzenia Dialogu z poszanowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników.
VI.
1. W celu przeprowadzenia Dialogu Zamawiający może powołać komisję lub zespół roboczy.
2. Dialog jest prowadzony w języku polskim.
3. Dialog może być prowadzony w dowolnej wybranej przez Zamawiającego formie, nienaruszającej zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników. O formie Dialogu decyduje Zamawiający w Ogłoszeniu lub w zaproszeniu do Dialogu kierowanym do Uczestników.
4. Zamawiający może w każdej chwili zrezygnować z prowadzenia Dialogu z wybranym Uczestnikiem, jeżeli uzna, iż przekazywane przez niego informacje nie są przydatne do osiągnięcia celu Dialogu, informując o tym Uczestnika.
5. W trakcie Dialogu Zamawiający może korzystać z pomocy biegłych i doradców, dysponujących wiedzą specjalistyczną, niezbędną do przeprowadzenia dialogu. Osoby te są zobowiązane do zachowania poufności.
6. Koszty związane z uczestnictwem w Dialogu ponoszą Uczestnicy. Koszty uczestnictwa w Dialogu nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, nawet wówczas, gdy pomimo przeprowadzonego Dialogu nie zostanie wszczęte Postępowanie ani udzielone jakiekolwiek Zamówienie. Uczestnicy nie otrzymują wynagrodzenia od Zamawiającego z tytułu uczestnictwa w Dialogu.
VII.
1. Zamawiający decyduje o zakończeniu Dialogu.
2. Informację o zakończeniu Dialogu Zamawiający przekazuje Uczestnikom oraz zamieszcza ją na stronie internetowej www.bip.radzymin.pl.
3. Z przeprowadzenia Dialogu Zamawiający sporządza protokół, zawierający co najmniej:
1) informację o przeprowadzeniu Dialogu;
2) podmioty, które uczestniczyły w Dialogu;
4. Korespondencja, protokoły, pisma, opracowania, opinie i wszelkie inne dokumenty związane z Dialogiem pozostają w dyspozycji Zamawiającego i nie podlegają zwrotowi po zakończeniu Dialogu. Zamawiający może zwrócić Uczestnikowi, na jego żądanie, próbki, sprzęt lub inne materiały przekazane w ramach Dialogu.
VIII.
Uczestnikom ani innym podmiotom nie przysługują środki odwoławcze.
BURMISTRZ RADZYMINA
(-) mgr Krzysztof Chaciński Wniosek o dopuszczenie do dialogu technicznego (doc) Wniosek o dopuszczenie do dialogu technicznego (pdf) |